Existe uma regra na nova disciplina das Notas de Crédito e Débito que, se mal compreendida, produz rejeição automática — e ela é mais sutil do que parece à primeira vista.

A leitura apressada diz: "essas notas são exclusivas para IBS e CBS". Está quase certo. A leitura precisa diz: como regra geral, sim — mas há exceções específicas em que a nota pode conter todos os tributos. E é exatamente nas exceções que mora o erro.

Quem aplicar a regra geral a todos os casos vai bloquear operações legítimas. Quem ignorar a regra geral vai ter a nota rejeitada. O caminho seguro é conhecer os dois lados.

O que diz a Regra B25-80

A Regra B25-80, da Nota Técnica 2025.002, impede que sejam informados os tributos do modelo atual — ICMS, ISSQN, IPI, II, PIS e COFINS — nas NF-e emitidas com finalidade de crédito ou débito (finNFe = 5 ou 6).

A lógica é coerente com o novo sistema: essas notas existem para ajustar a apuração assistida de IBS e CBS. Misturar nelas os tributos em extinção contaminaria a apuração. Por isso, informar um imposto não autorizado gera rejeição automática do documento.

Até aqui, é a regra geral: nota de crédito ou débito carrega apenas IBS e CBS.

As exceções: quando a nota pode conter todos os tributos

A própria Nota Técnica abre exceções para situações que, na prática, são operações distintas — casos de retorno, redução e perda, em que os tributos atuais precisam acompanhar o ajuste. São quatro tipos:

Na Nota de Crédito (finNFe = 5):

  • Tipo 03 — Retorno por Recusa Total ou Não Localização
  • Tipo 04 — Redução de Valores ou Quantidades
  • Tipo 06 — Retorno por Recusa Parcial

Na Nota de Débito (finNFe = 6):

  • Tipo 07 — Perda em Estoque

Nesses quatro casos, a nota pode conter todos os impostos — IBS, CBS, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISS (quando aplicável). Faz sentido: um retorno de mercadoria recusada, por exemplo, precisa espelhar a operação original, que carregava os tributos atuais.

Todos os demais tipos: exclusivamente IBS e CBS

Fora dessas quatro exceções, a regra geral vale sem concessão. Todos os outros tipos de Nota de Crédito e Débito devem conter apenas IBS e CBS. Isso inclui, entre outros:

  • Multa e juros
  • Transferência de crédito (para cooperativas, na sucessão)
  • Anulação de crédito por saídas imunes/isentas
  • Débitos de notas não processadas na apuração
  • Pagamento antecipado
  • Apropriação de crédito presumido (ZFM)
  • Desenquadramento do Simples Nacional

Em qualquer um desses, informar ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS ou II faz o documento ser rejeitado.

Um resumo que cabe na parede

Para a equipe de faturamento, a regra pode ser guardada em três linhas:

  • Retorno (crédito 03 e 06), redução (crédito 04) e perda em estoque (débito 07): podem conter todos os tributos.
  • Todo o resto: apenas IBS e CBS.
  • Na dúvida, informar imposto antigo onde não é permitido = rejeição na hora.

Por que esse detalhe merece atenção redobrada

Porque é o tipo de regra que o sistema aplica sem piedade e sem aviso prévio útil. Diferente de uma inconsistência que aparece só na apuração, aqui a nota simplesmente não é autorizada — a operação trava na emissão.

E há um agravante de configuração: se o ERP estiver parametrizado para incluir automaticamente os tributos atuais em toda nota, ele vai gerar rejeição em série justamente nos tipos que exigem só IBS e CBS. O problema, nesse caso, não é do operador que emite — é da regra cadastrada no sistema, e se repete em cada documento até ser corrigida.

O que fazer agora

Mapeie quais tipos de nota a sua empresa realmente usa. A maioria trabalha com poucos. Saber quais são reduz a verificação a algo objetivo.

Confira a parametrização do sistema por tipo de nota. O ponto crítico é garantir que o ERP diferencie os quatro tipos-exceção (crédito 03, 04, 06 e débito 07) de todos os demais — liberando os tributos atuais só onde é permitido.

Faça emissões de teste. Especialmente nos tipos que a empresa usa com frequência. É a forma mais rápida de descobrir uma parametrização equivocada antes que ela vire rejeição em produção.

Oriente faturamento e fiscal. A regra é simples de comunicar quando reduzida ao essencial: quatro tipos aceitam tudo, o resto só IBS e CBS.

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Sua equipe sabe quais tipos de Nota de Crédito e Débito podem conter os tributos atuais e quais não podem? A Regra B25-80 rejeita o documento na emissão quando o imposto vai no tipo errado — e uma parametrização mal ajustada erra em escala. A nossa equipe revisa a configuração do seu sistema por tipo de nota e orienta a equipe antes do prazo. Fale com a gente.