Durante o ano de 2026, errar no preenchimento dos documentos fiscais tem consequência limitada. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025 estabeleceu um período de adaptação: sem penalidade pela falta de registro dos campos de IBS e CBS, que vai até dezembro/26, justamente para que empresas e sistemas se ajustassem.

A partir daí, o descumprimento de obrigações acessórias relacionadas ao IBS e à CBS passa a sujeitar a empresa a autuação e multa. E há uma característica do novo modelo que muda a natureza do risco: como a apuração é formada a partir dos documentos transmitidos, a inconsistência é identificada por validação automática — não depende de alguém percebendo o erro na sua empresa.

Não se trata de alarme. Trata-se de um ajuste de expectativa: procedimentos que até aqui eram resolvidos "no fechamento do mês" precisam passar a ser resolvidos na origem.

Antes dos erros: entenda o que é "tributo de referência"

Este é o ponto que muda a conta, e que quase ninguém explicou até agora.

As multas percentuais não incidem sobre o imposto efetivamente devido na operação. Elas incidem sobre o tributo de referência — um valor calculado com base na alíquota de referência aplicada à operação.

A consequência prática é contraintuitiva: operações com alíquota zero, redução de base, isenção, diferimento ou suspensão podem gerar multa calculada como se fossem integralmente tributadas.

Ou seja, a empresa que trabalha com produtos desonerados pode ter a impressão de que "não há imposto, logo não há risco". Não é assim. O erro processual nessas operações pode custar tanto quanto em uma operação plenamente tributada.

Erro 1: cancelar a nota fora do prazo

O cancelamento sempre foi tratado como correção operacional de rotina. No novo modelo, passa a ser infração tipificada, com dois cenários distintos:

  • Cancelamento após o prazo previsto na legislação: multa de 33% do valor do tributo de referência.
  • Cancelamento após a ocorrência do fato gerador: multa de 66% do valor do tributo de referência.

O fato gerador do IBS e da CBS ocorre, como regra geral, no momento do fornecimento do bem ou do serviço. Traduzindo para a rotina: quando a mercadoria já saiu ou o serviço já foi prestado, cancelar a nota provavelmente não é mais o procedimento adequado. O caminho correto passa a ser o documento de ajuste (nota de crédito ou devolução, conforme a hipótese).

Como evitar: estabeleça uma regra interna clara sobre até quando cancelar é possível, e treine faturamento e comercial a acionarem o procedimento de ajuste quando esse limite for ultrapassado. O reflexo de "cancela e emite de novo" é o hábito mais caro a ser desfeito.

Erro 2: crédito apropriado indevidamente

A apropriação indevida de crédito — ou a ausência de estorno quando ele é devido — sujeita a empresa a multa de 66% do valor do crédito.

Esse erro raramente nasce de má-fé. Nasce de cadastro. Um produto parametrizado com a classificação errada gera crédito onde não deveria haver, e o problema se repete em cada operação daquele item, silenciosamente, até alguém olhar.

Há ainda uma situação que pega muita empresa desprevenida: quando o fornecedor cancela uma nota da qual você já se creditou, e o estorno não é feito do seu lado. O erro é do outro, a multa é sua.

Como evitar: auditoria de cadastro antes de agosto, com atenção especial aos itens de maior volume — e uma rotina de conferência de notas canceladas por fornecedores.

Erro 3: sistema mal parametrizado

Este é o mais perigoso dos três, porque não gera um erro: gera erros em escala. Um ERP mal configurado produz a mesma inconsistência em todas as operações, todos os dias, até ser corrigido.

Além das multas percentuais que cada operação pode acumular, há penalidades fixas, calculadas em UPF (Unidade Padrão Fiscal), atualmente equivalente a R$ 200,00 por unidade. O descumprimento de obrigações acessórias e o uso de software fora das condições previstas têm penalidades próprias nessa modalidade.

Vale registrar também que a reincidência agrava as penalidades, o que torna a correção rápida ainda mais relevante: repetir a falha custa mais do que cometê-la.

Como evitar: trate a parametrização como projeto, não como tarefa. Peça ao fornecedor do sistema uma confirmação formal de que os campos de IBS e CBS estão implementados, e faça emissões de teste antes do prazo.

Há espaço para corrigir?

Sim — e é justamente por isso que identificar o problema cedo faz tanta diferença. A legislação prevê hipóteses de saneamento e de redução de penalidades, com condições e prazos específicos. Quanto antes a inconsistência é encontrada e regularizada, menor o custo.

O que não existe é a antiga margem de "resolver depois". O modelo anterior tolerava a correção tardia porque a fiscalização dependia de análise humana e amostral. O novo depende de cruzamento automático de documentos.

O ponto para quem decide

Nenhum dos três erros acima é um problema jurídico. Todos são problemas de processo — e por isso não se resolvem com parecer, mas com cadastro revisado, sistema parametrizado e equipe orientada.

A pergunta útil para um dono de negócio ou diretor neste momento não é "qual é a tese sobre a Reforma?". É mais concreta: o meu time de faturamento sabe quando pode e quando não pode cancelar uma nota? O meu TI confirmou que o sistema está pronto? Alguém revisou os cadastros dos itens de maior giro?

Se as três respostas não forem um "sim" tranquilo, há trabalho a fazer — e ele é bem mais barato agora do que depois da primeira autuação.

Sua empresa está no regime regular e ainda não revisou os processos? A nossa equipe faz esse diagnóstico com você: revisa cadastros, verifica a parametrização do sistema e ajuda a definir as regras internas de cancelamento e ajuste. Corrigir processo custa uma fração do que custa uma autuação. Fale com a gente.